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Datenarchivierung in SAP

Kategorien: SAP, Verschiedenes, Webinare / Videos, SAP ILM

Im Zuge der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) gilt es für Unternehmen, für die revisionssichere und datenschutzkonforme Archivierung ihrer Daten zu sorgen. Dabei steht das Management vor einer Vielzahl an Herausforderungen. Nicht nur wollen regulatorische Vorgaben eingehalten werden, auch das Unternehmen selbst möchte ein sicheres und jederzeit verfügbares digitales System für seine Daten nutzen – mit einer Lösung, die im besten Falle flexibel skalierbar ist und nur minimale Kosten verursacht.


Was ist die Archivierung?

Die Archivierung ist revisionssichere Verlagerung aufbewahrungspflichtiger Datensätze aus einer Datenbank in ein bestenfalls webDAV-fähiges Ablagesystem. Dieser Vorgang führt nicht nur zu einer Entlastung der Datenbank, sondern auch zu einem konsistenten Datenbestand. Die Datensätze werden nach einer vorher festgelegten Verweilzeit in eine Archivdatei geschrieben, im Archivsystem abgelegt und anschließend aus der Datenbank gelöscht. Bei Bedarf stehen Prozesse bereit, die die archivierten Daten innerhalb der Aufbewahrungsfrist einsehen lassen und berechtigten Personenkreisen, Organisationen oder Behörden zur Verfügung stellen.

Unser SAP Senior Consultant und Experte Alexander Schneider  hat Ihnen Tipps zur SAP Archivierung zusammengefasst!

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Datenlebenszyklus und Sperre von Stamm- und Bewegungsdaten

Der Datenlebenszyklus erstreckt sich über den Zeitpunkt der Datenerhebung und der Vernichtung des Datensatzes. Zwischen diesen Zeitpunkten durchläuft der Datensatz die Zustände „aktive Nutzung“, „Verweilzustand“ (zwischen dem „End of Business“ und dem „End of Purpose“) und „Aufbewahrungszustand“ (Zeitraum zwischen „End of Purpose“ und „End of Retention“). Mit SAP Information Lifecyle Management können die einzelnen Zeitpunkte der Datenzustände abgebildet und automatisiert umgesetzt werden, in dem die Stamm- und Bewegungsdaten nach Erreichen des „End of Purpose“ (EoP) gesperrt bzw. archiviert und nach dem Zeitpunkt „End of Retention“ (EoR) vernichtet werden. Der Zeitpunkt „End of Business“ (EoB) stellt hierbei die Grundlage für die Berechnung der hinterlegten Verweil- und Aufbewahrungsfristen dar.


Die Datenarchivierung im Kontext der EU-DSGVO

Durch die verschärften Bestimmungen der europäischen Datenschutzgrundverordnung gewinnt das Thema Datenarchivierung auch für das Management immer weiter an Relevanz.

Denn mit der Archivierung ihrer Daten setzen Unternehmen auf Anhieb eine der grundlegenden Forderungen der DSGVO um, in dem die Archivdateien für die Verarbeitung und die Ansicht gesperrt, und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist komplett gelöscht werden.

Zusammenspiel von Datenarchivierung und SAP S/4HANA-Migrationsprojekten

Auch die Migration auf das neue ERP-System der SAP, SAP S/4HANA steht auf der Agenda vieler Unternehmen. Spätestens bis zum Jahr 2030, wenn die Software-Wartung der bisherigen Business Suite 7 selbst gegen Aufpreis ausläuft, müssen SAP-Systeme umgezogen werden. Mit einer konsistenten und geclusterten Datenbank erleichtert eine Archivierung der SAP-Daten ein anstehendes S/4HANA-Migrationsprojekt deutlich.

Kontakt

Wenn Sie mehr zu diesem Thema erfahren wollen oder Fragen haben, melden Sie sich gerne bei uns. Unser Experte Alexander Schneider steht Ihnen hierfür gerne zur Verfügung (alexander.schneider@koenig.solutions).

Mehr Infos und News über und von koenig.solutions finden Sie auf unserer Website www.koenig.solutions oder auf unserem LinkedIn Profil.

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