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5 Gründe für die Implementierung von SAP ILM

Kategorien: SAP, SAP ILM

SAP Information Lifecycle Management ist ein Konzept für die automatisierte Verwaltung Ihrer SAP-Daten. SAP ILM bestimmt die Regeln für den Datenlebenszyklus: Werden Daten archiviert, gesperrt oder gelöscht? Im Folgenden haben wir Ihnen fünf Gründe für den Einsatz von SAP ILM zusammengefasst.

Warum SAP Information Lifecycle Management?

1. Verbesserter Datenschutz

Im Zeit­alter der Digital­isier­ung gehört das schnelle Wachs­tum insbesondere personenbezogener Daten zu den tägli­chen Her­aus­forder­ungen rund um SAP-Systeme. Außerdem werden Unter­nehmen seit dem Inkrafttreten der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) im Mai 2018 ver­stärkt mit der Um­setz­ung von Daten­schutz-Themen (GDPR) kon­front­iert und stehen daher vor der großen Her­aus­forder­ung, ihre SAP-Systeme datenschutzkonform auszugestalten. Die von der SAP ausgelieferte Standardlösung heißt SAP Information Lifecycle Management (SAP ILM). Diese für SAP-Kunden lizenzfreie Erweiterung ermöglicht - aufbauend auf der SAP-Standard-Archivierung - eine automatisierte Sperrung und Löschung personenbezogener Daten.

2. Kontrolle des Datenlebenszyklus

Neben den Prozessen spielen die eigenen Daten eine wichtige Rolle bei der Generierung und Steuerung der Wertschöpfung im Unternehmen. Die Steuerung und Kontrolle des Lebenszyklus von Stamm- und Bewegungsdaten sind daher wichtige Instrumente für eine gesunde Systemlandschaft.

Die zentralen Meilensteine in einem Datenlebenszyklus sind:

  • Die Erstellung/Anlage der Objekte
  • End of Business (EoB): Die letzte erkennbare Aktivität
  • End of Purpose (EoP): Das Ende der gesetzlichen Verweilzeit nach EoB und somit die Sperrung der Daten
  • Das Ende der Aufbewahrungsdauer im gesperrten Zustand und somit die Löschung/Vernichtung der Daten


3. Housekeeping und Datenqualität

Die Einführung von SAP ILM ergibt aber nicht nur im Hinblick auf die Einhaltung der EU-DSGVO Sinn. Auch eine effiziente Verwaltung personenbezogener Unternehmensdaten unter Einbeziehung eines Archivsystems ist langfristiges Ziel unserer SAP ILM Einführungsprojekte.

Zwischen den 3 Her­aus­forder­ungen rund um die Daten eines Unternehmens (Datenschutz, Housekeeping, Datenqualität) gibt es fließende Grenzen und starke Synergien. Bei der Einführung von SAP ILM und Implementierung von Sperrungen und Löschungen von Daten, sollten die Aspekte des Housekeeping (Datenminimierung) mitbetrachtet werden.

Das Auseinandersetzen mit der Historie der Stamm-/Bewegungsdaten und die Bewertung der operativen Verwendung/Priorisierung erhöhen den Gesamtzustand der Unternehmensdaten.

4. Vorbereitung auf die Transformation

Viele Unternehmen sind mit einer anstehenden SAP-Transformation konfrontiert. Die Umstellung der Systeme auf SAP S/4-HANA erfordert viel Aufmerksamkeit und Ressourcen. Ein weiteres umfangreiches Projekt stößt schnell an Kapazitätsgrenzen. Aus diesen Gründen brauchen die Unternehmen eine gewisse Awareness für die Datenschutzanforderungen.

Jedoch gibt es auch Gründe, die für eine vorgelagerte Einführung von SAP ILM sprechen:

  • Weniger Aufwand: Sowohl bei einer Brownfield- als auch bei einem Greenfeeld-Transformation reduziert eine minimierte Datenhistorie die Aufwände signifikant.
  • Mehr Übersicht: Die Sperrung der Stammdaten (Debitoren, Kreditoren, Geschäftspartner) ist ein valider Indikator dafür, dass diese keine offenen Vorgänge mehr enthalten. Eine Selektion auf aktive (nicht gesperrte) Konstrukte bietet sich an.
  • Höhere Qualität: Dateninkonsistenzen werden in der Regel im Zuge der SAP ILM Einführung teilweise aufgedeckt. Hier können unsere Monitoring Tools eine wichtige Rolle spielen. Bei der Bewertung und Übernahme von Objekten in neue Landschaften ist eine Aufstellung der Inkonsistenzen ein Beschleuniger und verbessert die Qualität in der Migration.


5. Konsistente und ganzheitliche Betrachtung von Daten

SAP ILM betrachtet mindestens 3 wichtige Datenkategorien in der Systemlandschaft.

  • Sperrung der Stammdaten (Debitoren, Kreditoren, Geschäftspartner) durch Kennzeichnung.
  • Sperrung der transaktionalen Daten durch Archivierung.
  • Vernichtung der unstrukturierten Daten (Attachements).

Dabei ist hervorzuheben, dass zu jedem Zeitpunkt konsistente Prozesse und Daten sichergestellt werden, und der Verwendungszweck mit Sicherheit berücksichtigt wird. Die 3 Mechanismen greifen verzahnt ineinander und berücksichtigen die gegenseitigen Aktivitäten bzw. Zustände.

Und? Wann führen Sie SAP ILM ein?

Wir unterstützen Sie ganzheitlich bei der Implementierung von SAP ILM. In unserem kostenfreien Whitepaper erhalten Sie vorab weitere wichtige Informationen. Natürlich stehen Ihnen unsere Experten bei Ihren Fragen gerne zur Verfügung.

Nächste Woche geht es in unserem ILM Q&A darum, wie man unstrukturierte Daten bzw. Attachements in SAP ILM behandelt. Die ersten Teile finden Sie wie gewohnt in unserem Blog.

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