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Was sind unstrukturierte Daten und wie werden sie behandelt?

Kategorien: SAP, SAP ILM

Strukturierte Daten sind zum Zwecke der Identifikation in einer Struktur organisiert. Das sind Objekte, die in SAP-Datenbanktabellen gespeichert sind, wie z.B.: Finanzbelege, Vertriebsbelege, Debitoren, Kreditoren. Aber …


Was sind unstrukturierte Daten?

Unter unstrukturierten Daten versteht man im informationstechnischen Kontext Daten, die in einer nicht normalisierten und nicht identifizierbaren Datenstruktur vorliegen. Während strukturierte Daten im SAP-System auf der Datenbank in Spalten und Zeilen abgespeichert sind, werden unstrukturierte Daten in Ihrem ursprünglichen Dateiformat (z.B. PDF, Word, TXT, Bild-, Audio-, oder auch Videodateien) auf der Datenbank als GOS-Objekt (Generic Object Service) oder über die ArchiveLink-Schnittstelle auf einem externen Dokumentenarchiv abgelegt.

Diese Dokumente (auch Anhänge bzw. Attachments genannt) sind stets mit einem strukturierten Objekt auf der Datenbank verknüpft. Beispielsweise können so die Rechnungen oder Versandbestätigungen eines Lieferanten, die in Form einer PDF vorliegen im System zum entsprechenden Beleg in der Buchhaltung hinzugefügt werden.

Unstrukturierte Daten im SAP Information Lifecycle Management

Neben dem Retention Management für strukturierte Daten unterstützt SAP ILM auch das Retention Management für unstrukturierte Daten in einem ILM-Datenlebenszyklus.

Die Dokumente sind hierbei mit einem Beleg verknüpft und können personenbezogene Daten enthalten. Deshalb müssen diese bei der Implementierung von SAP ILM genauso wie strukturierte Daten mitbetrachtet werden. Hierbei ist zu beachten, dass für die Ablage von strukturierten Daten die Schnittstelle WebDav und für die Ablage von unstrukturierten Daten weiterhin die Schnittstelle ArchiveLink verwendet wird.

Um die Unterstützung für die Vernichtung von Anlagen zu aktivieren, muss das ILM-objektspezifische Customizing konfiguriert werden. Das Ziel ist: Wenn strukturierte Daten aus dem Archiv oder der Datenbank vernichtet werden, werden die unstrukturierten Daten automatisch erkannt und mitvernichtet.

Haben Sie noch offene Fragen?

Falls Sie noch sämtliche Fragen im Bereich Attachements in SAP ILM haben, freuen sich unsere SAP-Berater Joshua Flick () und Wladislaw Zerr () auf Kontaktanfragen, um Ihnen hierbei weiterzuhelfen. Für weitere Informationen rund um das gesamte Thema SAP ILM klicken Sie hier. Bei bestehendem Interesse können Sie auch gerne unser kostenfreies Whitepaper anfordern.

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