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SAP ILM

Reibungslose SAP ILM Implementierung für sicheren Datenschutz

Ihr Partner für eine schnelle und sichere Um­setzung von SAP Informa­tion Life­cycle Manage­ment (SAP ILM)

Im Zeit­alter der Digital­isier­ung gehört das schnelle Wachs­tum insbesondere personenbezogener Daten zu den tägli­chen Her­aus­forder­ungen rund um SAP Systeme. Außerdem werden Unter­nehmen seit dem Inkrafttreten der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) im Mai 2018 ver­stärkt mit der Um­setz­ung von Daten­schutz-Themen (GDPR) kon­front­iert und stehen daher vor großen Her­aus­forder­ungen ihre SAP-Systeme datenschutzkonform auszugestalten.

Was ist SAP ILM?

Die von der SAP ausgelieferte Standardlösung heißt SAP Information Lifecycle Management (SAP ILM). Diese für SAP-Kunden lizenzfreie Erweiterung ermöglicht - aufbauend auf der SAP-Standard-Archivierung - eine automatisierte Sperrung und Löschung personenbezogener Daten. Die Einführung von SAP ILM ist jedoch aufgrund der vielen kundenindividuellen Anforderungen komplex, der Um­fang und die Tiefe eines SAP ILM Um­setz­ungs­projektes sind dabei nicht zu unter­schätzen. Von der Sperr­ung und Löschung pers­onen­be­zogener Daten sind viele Pro­zesse/Ob­jekte be­troffen. Best-Practice An­sätze und Pro­jekt­be­schleuniger ge­winnen in Rahmen dieser An­forder­ungen eine hohe Be­deut­ung.

In diesem Blogartikel bekommen Sie noch mehr Insights von unserem Experten Dr. Florian Peters-Olbrich zum Thema SAP ILM.

Vor­teile einer SAP-ILM-Implementierung

Mit unserer hauseigenen Lösung ILM@K.S bieten sich Ihnen und Ihrem Unternehmen viele Vorteile:

Be­schleun­iger

Vor­ge­fertig­te Pakete er­möglich­en eine struktur­ierte und zügige Um­setz­ung

SAP Standard

Wir orient­ieren uns an dem Lös­ungs­port­folio der SAP und ver­meiden ab­weich­ende Ent­wickl­ungen

Reporting

Der Pro­jekt­fort­schritt und die Treffer­quote wird regel­mäßig transparent auf­be­reitet

Analytics

Be­gleit­ende Analysen und Aus­wert­ungen ver­mitteln ein gutes Ver­ständ­nis über die Daten­viel­falt

Information Lifecycle Management SAP® Out of the Box

Best Practice – SAP® Daten­schutz aus der Box

Überlassen Sie bei der Einführung von SAP®- Information Lifecycle Management nichts dem Zufall. Mit einer stan­dard­isier­ten und opti­mier­ten Vor­gehens­weise bietet koenig.solutions mehrere Leist­ungs­pakete für unter­schiedl­iche Kunden­an­forder­ungen im Rahmen einer SAP® ILM-Einführung.

Dabei ist es stets das Ziel bei der Herstellung von DSGVO-Konformität im SAP®-System um­fängl­ich den SAP®-Stand­ard zu nutzen, und die über Jahre aufgebaute Um­setz­ungs­expert­ise best­möglich in das Projekt ein­fließen zu lassen.

Die aktiv­ierten Komp­onent­en des SAP® ILM werden in schnellen Imple­ment­ierungs­zyklen ein­gericht­et und zum Testen an IT & Fachbereiche über­geben. Von der Stamm­daten­sperr­ung bis zur ILM-Archiv­ier­ung - im Fokus steht ein intuitives On­board­ing des Kunden in den neuen Daten­lebens­zyklus.

Maß­ge­schneider­te Pakete:
Light – Basic – Full

Für jede An­forder­ung eine Lösung. Mehr Infos zu den Paketen er­halten Sie in unserem White­paper oder bei unserem An­sprech­partner.

Jetzt Whitepaper anfordern

Daten­schutz, House­keeping und Daten­quali­tät mit SAP ILM

Die Einführung von SAP® Information Lifecycle Management macht nicht nur im Hinblick auf die Einhaltung der EU-DSGVO Sinn. Auch eine effiziente Verwaltung personenbezogener Unternehmensdaten unter Einbeziehung eines Archivsystems ist langfristiges Ziel unserer SAP ILM Einführungsprojekte.

Zwischen den 3 Her­aus­forder­ungen rund um die Daten eines Unter­nehmens (Daten­schutz, House­keeping, Daten­quali­tät) gibt es fließ­ende Grenzen und starke Synerg­ien. Bei der Ein­führ­ung von SAP® ILM und Imple­mentier­ung von Sperr­ungen und Lösch­ungen von Daten, sollten die Aspekte des House­keeping (Daten­mini­mier­ung) mit­be­tracht­et werden.

Das Aus­ein­ander­setzen mit der Historie der Stamm-/Be­weg­ungs­daten und die Be­wert­ung der operat­iven Ver­wend­ung/Priorisierung er­höhen den Ge­samt­zu­stand der Unter­nehmens­daten.

koenig.solutions beleuchtet die Aspekte der Datenminimierung und Datenqualität im Zuge von SAP® ILM Implementierungsprojekten.

Pro­jekt­kompo­nen­ten und deren Her­aus­ford­er­ungen

Mit ab­ge­schloss­enen Paketen wird eine hohe Skalier­bar­keit und eine übersichtliche Projektstruktur bei der Einführung von SAP® Information Lifecycle Management ge­währ­leistet. Die Aufteilung des SAP® ILM-Einführungsprojektes in ILM- Stamm­daten-Sperrung, ILM-Objekt-Archiv­ier­ung, Attachement-Ver­nicht­ung und Massen­lauf-Monitoring macht das Pro­jekt­vor­gehen rund. Die Her­aus­forder­ungen in den Paketen sind so vielfältig wie unsere Kunden und werden von unseren Experten ge­zielt er­kannt und ge­löst.

Stamm­daten

Stamm­daten

  • Impact ILM-Sperr­ung auf Prozesse und Ab­läufe
  • Um­gang mit system­über­greif­en­den Prozessen/Stamm­daten
  • Relevante Appli­kat­ionen für die Er­mittl­ung des Ver­wend­ungs­zwecks
  • Aus­steuer­ung von Organi­sat­ions­ein­heiten
  • Um­gang mit CPD-Kon­strukt­en
  • Mög­lich­keiten einer Ent­sperr­ung von Stamm­daten
  • Relevanz der Customer-Vendor-Inte­grat­ion (CVI)
Be­weg­ungs­daten

Be­weg­ungs­daten

  • Rele­vante ILM-Objekte mit pers­onen­be­zog­enen Daten
  • Techn­ische Ab­hängig­keiten zwischen ILM-Objekten
  • Reihen­folge der ILM-Objekt-Archiv­ier­ung
  • Ab­hängig­keit zwischen ILM-Sperr­ung und Archiv­ier­ung
  • Re­duzier­ung der Daten­mengen durch Archiv­ier­ung
  • Unter­schied zwischen Sperr­ung und Ver­nicht­ung
  • Migration von Alt­archiven nach WebDav
Optische Daten

Optische Daten

  • Be­rück­sichti­gung von GOS-Objekten
  • Um­gang mit Archive-Link-Objekten
  • Mapping Archiv­ier­ungs­objekten vs. Attachments
  • Rolle von BOR-Objekten im ILM
  • Be­handl­ung von vor­hand­enen Druck­listen
Monitoring

Monitoring

  • Kunden­ver­ständ­nis für ILM-Sperr­ung und -Archiv­ier­ung
  • Prag­mati­sches On­board­ing der IT/Fach­be­reiche
  • Manage­ment-taugl­iche Report­ing-Mögl­ich­keiten
  • Dash­board-Dar­stell­ung von komplex­en Daten­mengen
  • Er­zeug­ung von Examples für Test­zwecke
  • Histo­ris­ier­ung von Logs der Sperr-, Lösch­läufe
  • Aus­wert­ung der Sperr- und Lösch­result­ate
  • Auf­be­reit­ung und Visualis­ier­ung der Er­geb­nisse und Bei­spiele

Datenschutz in SAP ILM



Seit dem 25. Mai 2018 ist die neue EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Kraft getreten. Datenschutz in den SAP Systemen ist besonders entscheidend für das Datenschutzkonzept insgesamt, da die SAP-Systeme regelmäßig der zentrale Hauptanker für alle möglichen Prozesse sind und viele Stammdaten hier zentral gepflegt werden. Ein Datenschutzprojekt in SAP hat also auch positive Auswirkungen auf angeschlossene Non-SAP-Systeme.

Mehr zum Thema Datenschutz erfahren Sie in unserem Video.

SAP ILM Archivierung

Bei der Umsetzung der EU-DSGVO in SAP endet der Datenlebenszyklus personenbezogener Daten nicht mit der Archivierung. Die Berücksichtigung des Datenlebenszyklus ist eine obligatorische Komponente bei der Umsetzung und Einhaltung der DSGVO in SAP.  Neben dem sog. "End of Purpose"-Zeitpunkt, welchen die Sperre und Archivierung von Stamm- und Bewegungsdaten prüft, ist ebenso die Einhaltung des sog. "End of Retention"-Zeitpunktes unabdingbar. Der Zeitpunkt EoR ist der Trigger für die finale Vernichtung im Datenlebenszyklus. Die SAP-Standard-Archivierung kann dieses Ende des Datenlebenszyklus (End of Retention) mit Einsatz von SAP ILM abbilden.



Im Video erhalten Sie einen Einblick in das Thema "Datenarchivierung in SAP" und eine Antwort auf die Frage welchen Stellenwert die Datenarchivierung in SAP-Systemen im Kontext der EU-DSGVO hat. Außerdem gibt Ihnen unser SAP Senior Consultant Informationen zu den folgenden Themen: Datenlebenszyklus und Sperre von Stamm- und Bewegungsdaten;  Vernichtung von unstrukturierten Daten bzw. Anlagen; Archivierung mit einer webDAV-Archivablage; und Zusammenspiel mit anstehenden S4-Migrationsprojekten.

Archivierung der Bewegungsdaten 

Bei der Archivierung der Bewegungsdaten aus dem SAP System sind technische und fachliche Abhängigkeiten unbedingt einzuhalten. Wenn im Rahmen einer SAP ILM Implementierung ein Archivierungskonzept erstellt wird, gilt es zu beachten, dass eine Vielzahl an Bewegungsdaten untereinander eine gewisse Abhängigkeit aufweisen und somit eine entsprechende Reihenfolge der Prozessierungskette eingehalten werden muss. Andernfalls wird für betroffene Objekte die Archivierung und anschließende Löschung verhindert wird. Damit wird gewährleistet, dass keine Daten archiviert werden, die für den konsistenten Betrieb noch benötigt werden. Durch die Einhaltung der richtigen Reihenfolge bei der Datenarchivierung wird nicht nur die Anzahl der zu durchlaufenden Prüfungen reduziert, sondern auch die Performance erheblich verbessert.

Stammdaten in SAP

Stammdaten spielen in SAP eine wesentliche Rolle. Deshalb sollte ihr Lebenszyklus die nötige Aufmerksamkeit bekommen. Um die SAP-Stammdaten (Debitoren, Kreditoren, Geschäftspartner, etc.) nach DSGVO ordnungsgemäß zu speichern und zu verarbeiten, müssen diese regelmäßigen Prüfungen unterzogen werden. In diesen Prüfungen wird u. a. ermittelt, ob die Stammdaten offene Geschäftsaktivitäten aufweisen, wann der Prozessabschluss ggf. erfolgt ist, und ob die jeweilige Verweilzeit abgelaufen ist. Im Falle einer Sperrung wird das Stammdatum mit seinen personenbezogenen Daten sowie die zugehörigen Bewegungsdaten vor dem Zugriff durch „Unberechtigte“ geschützt.

White­paper an­ford­ern

Die Experten von koenig.solutions beraten und unter­stützen Sie und Ihr Unter­nehmen im Zeit­alter der Digi­tal­isier­ung mit pro­fessio­nell­en und indivi­du­ell­en Dienst­leist­ungen. Dabei legen wir großen Wert darauf, dass wir zu­sammen nicht nur die Im­plement­ierung, sondern eine 360°-Be­rat­ung an­bieten – von der recht­lichen An­forder­ung bis zur techni­schen Um­setz­ung.

Fordern Sie jetzt unser White­paper an, um mehr über unsere Lösung ILM@K.S zu er­fahren.

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Wie kann ich Ihnen helfen?

Foto von Dr. Florian Peters-Olbrich

Dr. Florian Peters-Olbrich

Haben Sie Fragen zu diesem Thema oder benötigen nähere Informationen? Unser SAP® Senior Data Protect­ion Consultant und Experte ist gerne für Sie da.


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