Artjom König
Haben Sie Fragen zu diesem Thema oder benötigen nähere Informationen? Unser SAP® Senior Berater und Experte ist gerne für Sie da.
Im Zeitalter der Digitalisierung gehört das schnelle Wachstum insbesondere personenbezogener Daten zu den täglichen Herausforderungen rund um SAP Systeme. Außerdem werden Unternehmen seit dem Inkrafttreten der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) im Mai 2018 verstärkt mit der Umsetzung von Datenschutz-Themen (GDPR) konfrontiert und stehen daher vor großen Herausforderungen ihre SAP-Systeme datenschutzkonform auszugestalten.
Was ist SAP ILM?
Die von der SAP ausgelieferte Standardlösung heißt SAP Information Lifecycle Management (SAP ILM). Diese für SAP-Kunden lizenzfreie Erweiterung ermöglicht - aufbauend auf der SAP-Standard-Archivierung - eine automatisierte Sperrung und Löschung personenbezogener Daten. Die Einführung von SAP ILM ist jedoch aufgrund der vielen kundenindividuellen Anforderungen komplex, der Umfang und die Tiefe eines SAP ILM Umsetzungsprojektes sind dabei nicht zu unterschätzen. Von der Sperrung und Löschung personenbezogener Daten sind viele Prozesse/Objekte betroffen. Best-Practice Ansätze und Projektbeschleuniger gewinnen in Rahmen dieser Anforderungen eine hohe Bedeutung.
In diesem Blogartikel bekommen Sie noch mehr Insights von unserem Experten Dr. Florian Peters-Olbrich zum Thema SAP ILM.
Haben Sie Fragen zu diesem Thema oder benötigen nähere Informationen? Unser SAP® Senior Berater und Experte ist gerne für Sie da.
Mit unserer hauseigenen Lösung ILM@K.S bieten sich Ihnen und Ihrem Unternehmen viele Vorteile:
Vorgefertigte Pakete ermöglichen eine strukturierte und zügige Umsetzung
Wir orientieren uns an dem Lösungsportfolio der SAP und vermeiden abweichende Entwicklungen
Der Projektfortschritt und die Trefferquote wird regelmäßig transparent aufbereitet
Begleitende Analysen und Auswertungen vermitteln ein gutes Verständnis über die Datenvielfalt
Überlassen Sie bei der Einführung von SAP®- Information Lifecycle Management nichts dem Zufall. Mit einer standardisierten und optimierten Vorgehensweise bietet koenig.solutions mehrere Leistungspakete für unterschiedliche Kundenanforderungen im Rahmen einer SAP® ILM-Einführung.
Dabei ist es stets das Ziel bei der Herstellung von DSGVO-Konformität im SAP®-System umfänglich den SAP®-Standard zu nutzen, und die über Jahre aufgebaute Umsetzungsexpertise bestmöglich in das Projekt einfließen zu lassen.
Die aktivierten Komponenten des SAP® ILM werden in schnellen Implementierungszyklen eingerichtet und zum Testen an IT & Fachbereiche übergeben. Von der Stammdatensperrung bis zur ILM-Archivierung - im Fokus steht ein intuitives Onboarding des Kunden in den neuen Datenlebenszyklus.
Für jede Anforderung eine Lösung. Mehr Infos zu den Paketen erhalten Sie in unserem Whitepaper oder bei unserem Ansprechpartner.
Die Einführung von SAP® Information Lifecycle Management macht nicht nur im Hinblick auf die Einhaltung der EU-DSGVO Sinn. Auch eine effiziente Verwaltung personenbezogener Unternehmensdaten unter Einbeziehung eines Archivsystems ist langfristiges Ziel unserer SAP ILM Einführungsprojekte.
Zwischen den 3 Herausforderungen rund um die Daten eines Unternehmens (Datenschutz, Housekeeping, Datenqualität) gibt es fließende Grenzen und starke Synergien. Bei der Einführung von SAP® ILM und Implementierung von Sperrungen und Löschungen von Daten, sollten die Aspekte des Housekeeping (Datenminimierung) mitbetrachtet werden.
Das Auseinandersetzen mit der Historie der Stamm-/Bewegungsdaten und die Bewertung der operativen Verwendung/Priorisierung erhöhen den Gesamtzustand der Unternehmensdaten.
koenig.solutions beleuchtet die Aspekte der Datenminimierung und Datenqualität im Zuge von SAP® ILM Implementierungsprojekten.
Mit abgeschlossenen Paketen wird eine hohe Skalierbarkeit und eine übersichtliche Projektstruktur bei der Einführung von SAP® Information Lifecycle Management gewährleistet. Die Aufteilung des SAP® ILM-Einführungsprojektes in ILM- Stammdaten-Sperrung, ILM-Objekt-Archivierung, Attachement-Vernichtung und Massenlauf-Monitoring macht das Projektvorgehen rund. Die Herausforderungen in den Paketen sind so vielfältig wie unsere Kunden und werden von unseren Experten gezielt erkannt und gelöst.
Seit dem 25. Mai 2018 ist die neue EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Kraft getreten. Datenschutz in den SAP Systemen ist besonders entscheidend für das Datenschutzkonzept insgesamt, da die SAP-Systeme regelmäßig der zentrale Hauptanker für alle möglichen Prozesse sind und viele Stammdaten hier zentral gepflegt werden. Ein Datenschutzprojekt in SAP hat also auch positive Auswirkungen auf angeschlossene Non-SAP-Systeme.
Mehr zum Thema Datenschutz erfahren Sie in unserem Video.
Bei der Umsetzung der EU-DSGVO in SAP endet der Datenlebenszyklus personenbezogener Daten nicht mit der Archivierung. Die Berücksichtigung des Datenlebenszyklus ist eine obligatorische Komponente bei der Umsetzung und Einhaltung der DSGVO in SAP. Neben dem sog. "End of Purpose"-Zeitpunkt, welchen die Sperre und Archivierung von Stamm- und Bewegungsdaten prüft, ist ebenso die Einhaltung des sog. "End of Retention"-Zeitpunktes unabdingbar. Der Zeitpunkt EoR ist der Trigger für die finale Vernichtung im Datenlebenszyklus. Die SAP-Standard-Archivierung kann dieses Ende des Datenlebenszyklus (End of Retention) mit Einsatz von SAP ILM abbilden.
Im Video erhalten Sie einen Einblick in das Thema "Datenarchivierung in SAP" und eine Antwort auf die Frage welchen Stellenwert die Datenarchivierung in SAP-Systemen im Kontext der EU-DSGVO hat. Außerdem gibt Ihnen unser SAP Senior Consultant Informationen zu den folgenden Themen: Datenlebenszyklus und Sperre von Stamm- und Bewegungsdaten; Vernichtung von unstrukturierten Daten bzw. Anlagen; Archivierung mit einer webDAV-Archivablage; und Zusammenspiel mit anstehenden S4-Migrationsprojekten.
Archivierung der Bewegungsdaten
Bei der Archivierung der Bewegungsdaten aus dem SAP System sind technische und fachliche Abhängigkeiten unbedingt einzuhalten. Wenn im Rahmen einer SAP ILM Implementierung ein Archivierungskonzept erstellt wird, gilt es zu beachten, dass eine Vielzahl an Bewegungsdaten untereinander eine gewisse Abhängigkeit aufweisen und somit eine entsprechende Reihenfolge der Prozessierungskette eingehalten werden muss. Andernfalls wird für betroffene Objekte die Archivierung und anschließende Löschung verhindert wird. Damit wird gewährleistet, dass keine Daten archiviert werden, die für den konsistenten Betrieb noch benötigt werden. Durch die Einhaltung der richtigen Reihenfolge bei der Datenarchivierung wird nicht nur die Anzahl der zu durchlaufenden Prüfungen reduziert, sondern auch die Performance erheblich verbessert.
Stammdaten in SAP
Stammdaten spielen in SAP eine wesentliche Rolle. Deshalb sollte ihr Lebenszyklus die nötige Aufmerksamkeit bekommen. Um die SAP-Stammdaten (Debitoren, Kreditoren, Geschäftspartner, etc.) nach DSGVO ordnungsgemäß zu speichern und zu verarbeiten, müssen diese regelmäßigen Prüfungen unterzogen werden. In diesen Prüfungen wird u. a. ermittelt, ob die Stammdaten offene Geschäftsaktivitäten aufweisen, wann der Prozessabschluss ggf. erfolgt ist, und ob die jeweilige Verweilzeit abgelaufen ist. Im Falle einer Sperrung wird das Stammdatum mit seinen personenbezogenen Daten sowie die zugehörigen Bewegungsdaten vor dem Zugriff durch „Unberechtigte“ geschützt.
Die Experten von koenig.solutions beraten und unterstützen Sie und Ihr Unternehmen im Zeitalter der Digitalisierung mit professionellen und individuellen Dienstleistungen. Dabei legen wir großen Wert darauf, dass wir zusammen nicht nur die Implementierung, sondern eine 360°-Beratung anbieten – von der rechtlichen Anforderung bis zur technischen Umsetzung.
Fordern Sie jetzt unser Whitepaper an, um mehr über unsere Lösung ILM@K.S zu erfahren.
