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Warum SAP ArchiveLink für ILM-Projekte relevant bleibt

Kategorien: SAP, SAP ILM

Heute werfen wir einen Blick auf SAP ArchiveLink. Der in den SAP Web Application Server integrierte Service verknüpft archivierte Dokumente und die dazu im SAP-System erfassten Anwendungsbelege. Das ist insbesondere auch für anstehende ILM-Projekte von Bedeutung.

Was ist SAP ArchiveLink?

ArchiveLink ist eine SAP-Schnittstelle, welche die sichere Ablage von Archivdateien und verschiedener Dokumente (Attachements) unter Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zur Dokumentenaufbewahrung ermöglicht. Die Ablage von Archivdateien wurde bis zur Einführung von SAP ILM (Information Lifecycle Management) über die ArchiveLink-Schnittstelle vollzogen. Diese Funktionalität wird nun über die WebDav-Schnittstelle abgewickelt, da diese einige Vorteile wie die Verarbeitung von Meta-Daten (z.B. Aufbewahrungsfristen) aufweisen.

Die Ablage von Dokumenten erfolgt weiterhin über die ArchiveLink-Schnittstelle. Dabei werden die unstrukturierten Daten an transaktionale Daten (Business Objects) auf der Datenbank oder im Archiv angehängt und können in einem ArchiveLink fähigen Content Repository abgelegt werden. Dieses Content Repository kann direkt auf der Datenbank, in einem Dateisystem oder auf einem externen Archivserver eingerichtet werden. Voraussetzung bei der Nutzung eines Archivservers ist eine ArchiveLink-Zertifizierung.

Sind die unstrukturierten Daten, z.B. PDFs, E-Mails oder auch Drucklisten einmal verknüpft und abgelegt, wird der Anwender in die Lage versetzt, schnell alle relevanten angehängten Dokumente zu einem Beleg anzuzeigen. Da dies für alle berechtigten Nutzer gilt, werden Redundanzen und Suchzeiten so minimiert und die relevanten Informationen sind schnell verfügbar.

Die Rolle von ArchiveLink in SAP ILM

Im Kontext von SAP ILM spielt Archive-Link in zweierlei Hinsicht eine Rolle. Einerseits kann mit Hilfe der Analyse der entsprechenden Verknüpfungstabellen die Alt-Archivierung eingeschätzt, und eventuelle Migrationsbedarfe identifiziert werden. Andererseits spielen ArchiveLink-Objekte bei der datenschutzkonformen Vernichtung der unstrukturierten Daten (Attachements) eine Rolle. Im aktuellsten Support-Package ist die Lösung für die Integration der automatischen Vernichtung von Attachments enthalten.

Diese Lösung sorgt dafür, dass Attachments zum richtigen Zeitpunkt zusammen mit den jeweiligen Belegen mitvernichtet werden. Dies bietet mit der Reduktion der Datenmenge im ArchiveLink Content Repository einen weiteren Vorteil neben einer Erhöhung des Datenschutzniveaus. Daher ist eine Analyse der Archive-Link Objekte ein wichtiger Bestandteil des ILM-Projektes.

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