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"Bei der Umsetzung von SAP ILM dürfen die unstrukturierten Daten nicht vergessen werden."

Kategorien: SAP, Verschiedenes, SAP ILM

Als SAP-ArchiveLink-Dokumente (Attachements) bezeichnen wir unstrukturierte Dokumente, die mit strukturierten Objekten verknüpft sind. So ist z. B. eine eingescannte Rechnung (PDF, DOC, etc.) im SAP-System mit dem dazugehörigen Finanzbeleg (Datenbankobjekt) verknüpft.

Mit SAP ILM können Sie den Lebenszyklus von unstrukturierten Dokumenten sowohl in einem Retention-Management- als auch im Retention-Warehouse-Szenario kontrollieren. Ist das System richtig konfiguriert, werden beim finalen Löschen (Destruction) von Finanzbuchungsbelegen, die sich in einer Archivdatei befinden, auch die zugehörigen Originalbelege gelöscht. Letztere befinden sich zu diesem Zeitpunkt z. B. in einem Content Repository Ihrer Wahl und wurden dort über die SAP-ArchiveLink-Schnittstelle abgelegt.

Bisher wurden unstrukturierte Daten nicht wirklich von SAP ILM beachtet. Bei vielen Unternehmen liegen diese unbehelligt als GOS-Objekte auf der Datenbank oder im Alt-Archiv. Das liegt daran, dass oft nicht klar ist, zu welchem Beleg das einzelne PDF gehört – und daher nicht offensichtlich war, wann diese gelöscht werden können. Oder müssen. Als einziger Workaround dienten rein zeitpunktorientierte Löschungen – mit dem Nachteil der fehlenden Prüfung, ob das Dokument nicht doch vielleicht noch zu einem späteren Zeitpunkt benötigt wird.

Wie löst SAP ILM das Problem? Wie werden die Verknüpfungen sichtbar bzw. „managebar“?

Mittlerweile können SAP-User PDFs mit SAP-Datenobjekten, also z.B. einem FI-Beleg ergänzen. Der Vorteil: Wird dieser Beleg durch ILM gelöscht, wird das unstrukturierte PDF-Dokument gleich mitgelöscht. So werden unstrukturierten Daten weder zu früh vernichtet, noch verbleiben diese ungeprüft im System. Unternehmen erhöhen so auf einen Schlag ihren Datenschutz und verringern die Datenmengen auf ihren Servern.

Wie funktioniert das konkret?

Die Verknüpfungen liegen in den sogenannten TOA-Tabellen. Diese können in einem kleinen Vorprojekt analysiert werden. Dadurch ergibt sich, welche ILM-Objekte ausgeprägt werden müssen, um die entsprechend vorhandenen unstrukturierten Daten sauber an Belege zu binden und dann raus zu bekommen. Dabei unterstützen wir Sie gerne.

Hier finden Sie weiterführende Informationen rund um das Thema "Datenschutz in SAP - Projektpakete für eine schnelle und reibungslose Implementierung von SAP ILM". Außerdem finden Sie dort auch unser Whitepaper, das Ihnen kostenfrei zum Download zur Verfügung steht. Bei weiteren Fragen können Sie uns jederzeit kontaktieren. Unsere SAP ILM Experten Wladislaw Zerr ( und Dr. Florian Peters-Olbrich ( stehen Ihnen gerne zur Verfügung.  

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