Save the date! - die Vorfreude auf die Messe steigt immer mehr!
Vom 20.02.2024 - 22.02.2024 findet die E-world energy & water in Essen statt.
Sie finden uns in der Halle 3, am Stand 3F136. … mehr
Als SAP-ArchiveLink-Dokumente (Attachements) bezeichnen wir unstrukturierte Dokumente, die mit strukturierten Objekten verknüpft sind. So ist z. B. eine eingescannte Rechnung (PDF, DOC, etc.) im SAP-System mit dem dazugehörigen Finanzbeleg (Datenbankobjekt) verknüpft.
Mit SAP ILM können Sie den Lebenszyklus von unstrukturierten Dokumenten sowohl in einem Retention-Management- als auch im Retention-Warehouse-Szenario kontrollieren. Ist das System richtig konfiguriert, werden beim finalen Löschen (Destruction) von Finanzbuchungsbelegen, die sich in einer Archivdatei befinden, auch die zugehörigen Originalbelege gelöscht. Letztere befinden sich zu diesem Zeitpunkt z. B. in einem Content Repository Ihrer Wahl und wurden dort über die SAP-ArchiveLink-Schnittstelle abgelegt.
Bisher wurden unstrukturierte Daten nicht wirklich von SAP ILM beachtet. Bei vielen Unternehmen liegen diese unbehelligt als GOS-Objekte auf der Datenbank oder im Alt-Archiv. Das liegt daran, dass oft nicht klar ist, zu welchem Beleg das einzelne PDF gehört – und daher nicht offensichtlich war, wann diese gelöscht werden können. Oder müssen. Als einziger Workaround dienten rein zeitpunktorientierte Löschungen – mit dem Nachteil der fehlenden Prüfung, ob das Dokument nicht doch vielleicht noch zu einem späteren Zeitpunkt benötigt wird.
Wie löst SAP ILM das Problem? Wie werden die Verknüpfungen sichtbar bzw. „managebar“?
Mittlerweile können SAP-User PDFs mit SAP-Datenobjekten, also z.B. einem FI-Beleg ergänzen. Der Vorteil: Wird dieser Beleg durch ILM gelöscht, wird das unstrukturierte PDF-Dokument gleich mitgelöscht. So werden unstrukturierten Daten weder zu früh vernichtet, noch verbleiben diese ungeprüft im System. Unternehmen erhöhen so auf einen Schlag ihren Datenschutz und verringern die Datenmengen auf ihren Servern.
Wie funktioniert das konkret?
Die Verknüpfungen liegen in den sogenannten TOA-Tabellen. Diese können in einem kleinen Vorprojekt analysiert werden. Dadurch ergibt sich, welche ILM-Objekte ausgeprägt werden müssen, um die entsprechend vorhandenen unstrukturierten Daten sauber an Belege zu binden und dann raus zu bekommen. Dabei unterstützen wir Sie gerne.
Hier finden Sie weiterführende Informationen rund um das Thema "Datenschutz in SAP - Projektpakete für eine schnelle und reibungslose Implementierung von SAP ILM". Außerdem finden Sie dort auch unser Whitepaper, das Ihnen kostenfrei zum Download zur Verfügung steht. Bei weiteren Fragen können Sie uns jederzeit kontaktieren. Unsere SAP ILM Experten Wladislaw Zerr ( und Dr. Florian Peters-Olbrich ( stehen Ihnen gerne zur Verfügung.
Vom 20.02.2024 - 22.02.2024 findet die E-world energy & water in Essen statt.
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Wir sind stolz, verkünden zu dürfen, dass wir zum dritten Mal in Folge den begehrten Top Kununu Award für das Jahr 2024 erhalten haben!
Diese Auszeichnung ist eine Bestätigung seitens unserer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, welche uns mit einem beeindruckenden Durchschnitt von 4,6 von 5 möglichen Sternen bewertet haben. … mehr
Wir freuen uns, Ihnen heute aufregende Neuigkeiten mitteilen zu dürfen: koenig.solutions hat eine Partnerschaft mit der TSG Hoffenheim Fußball-Spielbetriebs GmbH geschlossen, die weit über das Spielfeld hinausreicht. Gemeinsam wollen wir die IT-Systemlandschaft der TSG auf ein neues Level heben und die Herausforderungen der digitalen Transformation meistern. … mehr
koenig.solutions weiter auf Wachstumskurs: Jahresumsatz wächst um 72 Prozent.
Die Walldorfer SAP-Berater steigern den Umsatz auf 11,2 Millionen Euro im Geschäftsjahr 2023.
Walldorf, 20. Dezember 2023 – koenig.solutions GmbH kann einen weiteren Erfolg vorweisen: Das SAP-Beratungshaus hat seinen Umsatz im Geschäftsjahr 2023 gegenüber dem Vorjahr um mehr als 72 Prozent gesteigert. … mehr