"Bei der Einführung von SAP ILM ist ein sinnvolles Berechtigungskonzept unerlässlich."

Warum brauchen Sie ein SAP-Berechtigungskonzept?

Berechtigungskonzept ist der Schlüssel zum optimalen Schutz Ihrer Daten. Und ähnlich wie Sie es mit Ihrem Haus- oder Autoschlüssel handhaben, sollten nur wenige Personen Zugang zu bestimmten Daten bekommen.

Mit einem gut durchdachten Berechtigungskonzept erfüllen Sie darüber hinaus auch sämtliche rechtlichen Auflagen im Sinne der EU-DSGVO. Die DSGVO verschärfte die Anforderungen an Compliance: Neue Regeln zwingen Unternehmen dazu, ihr SAP-System besser zu schützen. Das gilt es, im SAP Berechtigungskonzept festzuhalten und zu konkretisieren. Jeder Anwender bekommt nur die Rechte, die er für seine Tätigkeit benötigt. Wie das geht? Mit Rollen!

Klare Rollen vergeben

Natürlich wäre es möglich, jedem Ihrer Mitarbeiter alle Rechte in Ihrem SAP-System einzuräumen. Weitaus sicherer ist aber, ein klares Konzept zu erstellen und eindeutige SAP-Berechtigungen zu verteilen. Diese werden in einem SAP-System nicht an Individuen, sondern für Rollen vergeben. Dabei ist es nicht unüblich, dass mehrere Personen die gleiche Rolle innehaben und damit über gleiche Zugangsberechtigungen verfügen. Berechtigungsprofile lassen sich in Ihrem SAP-System mithilfe eines Profilgenerators automatisieren.

Nach Definition der Rollen und Erzeugung der dazugehörigen Berechtigungsprofile werden anschließend die einzelnen Personen im Unternehmen den Rollen zugeordnet. Dabei findet der so genannte Benutzerabgleich statt und die rollenspezifischen Berechtigungen werden im Benutzerstammsatz gespeichert. Dieser enthält alle Informationen zu einem SAP-Benutzer, einschließlich der Berechtigungen.

Mit Rollen statten Sie jeden Kollegen mit den für seine Aufgaben benötigten Berechtigungen aus – so erhält dieser lediglich entsprechend seiner Aufgaben Zugriff auf das System. Gute Kommunikation ist dabei wichtig. Formulieren Sie die Rollenvergabe nicht als Zeichen von Misstrauen, sondern als zusätzlichen Schutz der Benutzer - so nehmen Sie die Angst, mit einem einzigen falschen Klick das komplette Unternehmen lahmzulegen.

Das perfekte Berechtigungskonzept

An dieser Stelle müssen wir Sie leider enttäuschen. Das perfekte Musterbeispiel für ein SAP Berechtigungskonzept gibt es leider nicht - für jede Organisation ist das ganz individuell. Aber natürlich gibt es Punkte, die Sie bei der Erstellung Ihres Berechtigungskonzeptes berücksichtigen sollten. Darunter fallen etwa:

• Klare Zieldefinition: Definieren Sie klar und deutlich, welche Ziele Sie mit dem Berechtigungskonzept verfolgen.
• Rechtliche Rahmenbedingungen: Listen Sie auf, welche Auflagen Ihr SAP-Syste erfüllen muss. Diese müssen von Ihrem Berechtigungskonzept abgedeckt werden können.
• Klare Prozesse für Benutzermanagement: Wie erhalten Benutzer Ihre Rollen? Wie werden Sie in das System integriert? Wer vergibt die Rollen? Schaffen eine klar definierte Basis für Ihr Benutzermanagement.

Gerne beraten wir Sie persönlich zu weiteren Must-Haves in Ihrem SAP-Berechtigungskonzept.

Noch Fragen?

Wir unterstützen Sie sowohl bei Erstimplementierungen als auch bei Herausforderungen im laufenden Betrieb. Vereinbaren Sie gleich heute einen Termin mit unserem Experten und SAP ILM Project Manager Johann Schleining ).

Hier finden Sie weiterführende Informationen rund um das Thema "Datenschutz in SAP - Projektpakete für eine schnelle und reibungslose Implementierung von SAP ILM". Außerdem finden Sie dort auch unser Whitepaper, das Ihnen kostenfrei zum Download zur Verfügung steht.