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Was ist ein ILM-Objekt?

Kategorien: SAP, SAP ILM

Die Bedeutung von ILM-Objekten

SAP Information Lifecycle Management kümmert sich während des gesamten Lebenszyklus um Ihre Daten – von der Datenablage über die Datenaufbewahrung bis hin zur Sperrung und Löschung von Daten. Damit das reibungslos funktioniert, sind sogenannte ILM-Objekte vonnöten.

Was ist ein ILM-Objekt?
ILM-Objekte erweitern die regulären SAP-Archivierungsobjekte um die Informationen zur Datenaufbewahrung. Sie legen die Dauer des zu ermittelnden Aufbewahrungszeitraums sowie den Zeitbezug und Zeitversatz fest. Durch die Aktivierung und Ausprägung von ILM-Objekten erhalten die Archivierungsobjekte neue Einstellungsmöglichkeiten.

Ein ILM-Objekt repräsentiert meist einen bestimmten Datensatz, aus dem Daten archiviert werden sollen, ähnlich der bereits bestehenden Archivierung. Es beinhaltet die Programme für die Vorbereitung (Vorlauf), die Erstellung der Archivdatei (Schreiben) und die Löschung der Daten von der Datenbank. Dazu kommen die Einstellungen für das Archive-Development-Kit (ADK) und die Archivadministration (SARA), welche die technischen Grundlagen für die Archivierung darstellen. Abgerundet wird das ganze durch das ILM-Regelwerk (IRMPOL), in dem die Verweil- und Aufbewahrungsregeln für Belege definiert werden können.

Verweil- und Aufbewahrungsregeln für ILM-Objekte
Die Verweilregeln bestimmen, wie lange ein Beleg nach dem Ende des aktiven Geschäftsvorfallszwecks (EOB) im System auf der Datenbank erhalten bleiben darf. Nach Ablauf der Verweilfrist wird der Beleg in ein Archivdatei geschrieben, diese in einem WebDav-fähigen Archiv abgelegt und der Beleg von der Datenbank und damit aus dem System gelöscht. Für einige ILM-Objekte ist es allerdings möglich, diese Belege weiterhin im operativen Geschäft zu verwenden, sofern diese nicht durch die Aufbewahrungsregeln gesperrt sind.

Die Aufbewahrungsregeln hingegen bestimmen, ab wann ein Beleg in einer Archivdatei aus dem Archiv final vernichtet werden kann, oder muss. Hier wird auch festgelegt, welche Berechtigungsgruppen auf bereits im Archiv liegende Belege weiterhin zugreifen dürfen. Im Kontext von ILM sollten hierfür nur einige wenige Auditoren die Berechtigung besitzen, um dem Datenschutz gerecht zu werden.

In beiden Regelwerken ist es möglich, unterschiedliche Regeln für verschiedene Daten in einem Satz anzuwenden. Hier können beispielsweise abweichende Aufbewahrungszeiten für Belege aus Nicht-EU-Ländern definiert werden, da die DSGVO dort nicht angewendet werden muss.

In den Programmen zur Archivierung finden diverse Prüfungen auf das Ende des Geschäftszwecks (EOP) eines Datensatzes, sowie dessen technische Relevanz für die Integrität anderer Datensätze statt. Oftmals können auch kundeneigene Prüfungen implementiert werden.

Auch aus der Stammdatensperre heraus werden die ILM-Objekte referenziert, um auf deren Regelwerke zugreifen zu können.

Noch Fragen?
Gerne hilft Ihnen unser Experte Julian Machmeier () bei Ihren Fragen zu ILM-Objekten und der Implementierung von ILM-Regeln für Ihr SAP-System.

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